E-Rechnung. Pflicht ab 2025. In voiceOne integriert.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ab 2027 auch versenden (über 800 k €/Jahr) bzw. 2028 alle. voiceOne erstellt XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3.2 direkt aus dem Telefongespräch und übergibt nach DATEV. Kein zweites Tool, kein per-Rechnung-Preis.
Was Sie 2025 wissen müssen
E-Rechnungs-Pflicht in 3 Stufen. Wer zu spät startet, verliert Aufträge an Wettbewerber, die schon liefern können — und wird vom Finanzamt zur Nacherklärung gezwungen.
Stufe 1 seit 01.01.2025
Alle deutschen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. PDF reicht nicht mehr — XRechnung oder ZUGFeRD wird Pflicht.
Stufe 2 ab 01.01.2027
Versand-Pflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €. Sie müssen E-Rechnungen ausstellen können — Word/PDF reicht nicht mehr.
Stufe 3 ab 01.01.2028
Versand-Pflicht für alle B2B-Unternehmen — auch Kleinstunternehmer. Ohne E-Rechnungs-Fähigkeit kein B2B-Geschäft mehr.
Steuerstrafen vermeiden
Eingangs-Rechnungen ohne E-Rechnungs-Konformität ab 2028 nicht mehr vorsteuerabzugsfähig. Sie zahlen 19 % drauf, weil Ihr Lieferant zu spät war.
Was voiceOne kann
Komplette E-Rechnungs-Pipeline — Empfang, Erstellung, Versand, Archiv.
XRechnung 3.0 + ZUGFeRD 2.3.2
Standard-konforme Erstellung beider Formate. Pflichtfelder werden automatisch geprüft (Leitweg-ID bei Behörden, USt-IdNr., Liefer-Datum). Validierung gegen offizielle KoSIT-Schemas.
- Hybride PDF/A-3 mit ZUGFeRD
- Reine XML XRechnung
- Validierung vor Versand
Rechnung am Telefon erstellen
Der Kunde ruft an, will eine Rechnung — die KI erfasst Positionen, Menge, Preis im Gespräch. Nach Auflegen liegt der XRechnungs-Entwurf zur Freigabe vor.
- Sprache-zu-Rechnung-Konvertierung
- Artikel-Stammdaten-Vorschlag
- USt-Logik automatisch
Eingehende E-Rechnungen automatisch
XRechnung und ZUGFeRD-Anhänge werden automatisch erkannt, in das interne Format überführt, geprüft und zur Freigabe vorgelegt. Doppel-Erkennung, OCR-Fallback für Alt-PDF.
- IMAP-Anbindung Ihres Postfachs
- Peppol-Empfang via Provider
- GoBD-Archivierung 10 Jahre
Übergabe ohne Doppelerfassung
XML-Export im DATEV Belegtransfer-Format. Ihr Steuerberater zieht die Rechnungen direkt — keine Doppelerfassung, keine Übertragungsfehler.
- Belegtransfer-XML
- DATEV Unternehmen online
- OPOS-Konten automatisch
Leitweg-ID & öffentliche Auftraggeber
Rechnungen an Bund, Länder, Kommunen über ZRE / OZG-RE. Leitweg-ID-Pflichtprüfung, Peppol-Versand, Statusmeldungen.
- ZRE-Anbindung
- Peppol Access Point
- Leitweg-ID-Datenbank
GoBD-konformes 10-Jahres-Archiv
Unveränderbare Speicherung mit Hash-Kette und Audit-Log. Verfahrensdokumentation als Vorlage. Vollständig prüfbar bei Betriebsprüfung.
- Hash-Verkettung pro Beleg
- Audit-Log mit Zeitstempel
- Steuerberater-Zugang Read-Only
voiceOne vs. sevDesk vs. lexoffice
Ehrlicher Vergleich. Wir spielen E-Rechnung nicht alleine — wir spielen sie als Teil eines Telefon-Workflows.
| Funktion | voiceOne | sevDesk | lexoffice |
|---|---|---|---|
| Einstiegspreis | 29 €/Monat (Komplett) | 9,90 € → 39 € | 7,90 € → 32 € |
| XRechnung 3.0 erstellen | Ja | Ja (ab S-Paket) | Ja (ab L-Paket) |
| ZUGFeRD 2.3 erstellen | Ja (Hybrid PDF/A-3) | Ja | Ja |
| E-Rechnung empfangen + parsen | Inklusive | OCR, kein Native-Parser | Native-Parser |
| Erfassung aus Telefonat | Ja (USP) | Nein | Nein |
| DATEV-Export | Belegtransfer + OPOS | Inklusive | Inklusive |
| Leitweg-ID / Peppol | Inklusive | Add-on | Add-on |
| GoBD-Archiv | Inklusive | Inklusive | Inklusive |
| Telefonie-Integration | Komplett-Stack | Nein | Nein |
| Klassische Buchhaltungs-Tiefe | Solide für KMU | Sehr ausgereift | Sehr ausgereift |
Stand 05/2026 — alle Preise laut öffentlichen Tarif-Seiten. Wir aktualisieren diese Tabelle quartalsweise.
So setzen es unsere Kunden ein
Drei reale E-Rechnungs-Workflows aus unserem Kundenstamm.
Sanitärbetrieb in Köln
Kunde ruft an, fragt nach Rechnung für die letzte Reparatur. KI ruft Auftrag im CRM auf, fragt Stundenzahl und Material ab, erstellt ZUGFeRD-Rechnung, mailt sie sofort an den Kunden. Vorher: Sekretärin tippt am Abend, Kunde bekommt Rechnung 3 Tage später.
RVG-Rechnungen in Frankfurt
Mandant ruft an wegen Honorarnote. KI prüft RVG-Gebührentatbestände im Akt, erstellt RVG-konforme XRechnung mit Leitweg-ID (für Behörden-Mandanten). DATEV-Export nightly.
Stundenerfassung Berlin
Berater erfassen ihre Stunden per Anruf an die voiceOne-Mailbox („Heute 4 Std. Projekt Müller AG, Coaching"). Monatsende: KI generiert XRechnung pro Kunde, prüft Stunden-Sätze, versendet automatisch nach Freigabe.
Im voiceOne-Plan vollständig enthalten
E-Rechnungs-Beratung anfragen
30 Minuten mit unserem Buchhaltungs-Berater. Wir prüfen Ihre aktuelle Pipeline und zeigen den Migrationspfad.
Häufige Fragen
XRechnung ist reine XML — maschinenlesbar, von Menschen nicht direkt lesbar, Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen). ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A-3, das die XML-Daten unsichtbar enthält — Sie sehen die normale Rechnung als PDF, das Buchhaltungssystem zieht die strukturierten Daten automatisch. voiceOne erstellt beide Formate je nach Empfänger.
Nein. Ab 2025 ist nur der Empfang Pflicht — Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Versand-Pflicht startet 2027 für Unternehmen mit Umsatz >800 k €, 2028 für alle. Aber: Wer 2025 schon versendet, signalisiert Kunden Professionalität.
Nichts. Unbegrenzte E-Rechnungen sind im voiceOne-Plan ab 29 €/Monat vollständig enthalten. Keine Pro-Rechnung-Gebühr (sevDesk: ab 0,10 € pro Rechnung im Basispaket), kein Peppol-Aufpreis, kein DATEV-Add-on.
Ja — das ist unser Alleinstellungsmerkmal. Der Kunde ruft an, will eine Rechnung. Die KI greift auf Auftrag / Termin / Stundenerfassung zu, erfragt fehlende Daten im Gespräch (Menge, Material, Anschrift), erstellt den XRechnungs-Entwurf und legt ihn zur Freigabe vor. Sie bestätigen mit einem Klick.
XML im DATEV-Belegtransfer-Format. Ihr Steuerberater nutzt „DATEV Unternehmen online" und zieht die Rechnungen täglich. OPOS-Kontierung (Offene-Posten-Buchhaltung) wird automatisch vorgeschlagen. Keine Doppelerfassung beim Steuerberater.
XRechnung mit Leitweg-ID, Versand über ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) oder OZG-RE für Bundesländer. Peppol-Access-Point inklusive. Statusrückmeldungen (Empfangen / Geprüft / Bezahlt) werden automatisch verarbeitet.
Ja. Unveränderbare Speicherung mit Hash-Verkettung, vollständigem Audit-Log und Verfahrensdokumentation. Aufbewahrung 10 Jahre. Steuerberater-Zugang als Read-Only-Rolle. Vorgehensweise mit zwei Steuerprüfungs-Kanzleien abgestimmt.
sevDesk und lexoffice sind voll ausgereifte Buchhaltungs-Tools — wenn Sie eine tiefe Buchhaltung brauchen (Bilanz, Anlagenverzeichnis, Mahnwesen mit 5 Stufen), bleiben Sie dort. voiceOne löst die E-Rechnungs-Pflicht für KMU, die Telefonie + CRM + Rechnung in einem Workflow wollen. Hybrid-Setup auch möglich: voiceOne fürs Tagesgeschäft, sevDesk/DATEV für Buchhaltung.
Werden Sie 2025-ready in 14 Tagen.
Keine Kreditkarte nötig, keine Setup-Gebühr. Volle Funktionalität inklusive KI-Telefonassistent.