voiceOne für Steuerberater
Sie im Jahresabschluss.voiceOne am Telefon.
voiceOne nimmt Anrufe an, wenn in der Kanzlei niemand ans Telefon kann: Terminwünsche, Fragen zu fehlenden Unterlagen, Anfragen neuer Mandanten. Danach steht der Anrufer mit Anliegen im CRM, der Termin im Kalender – und Angebot und Rechnung entstehen aus demselben Vorgang.
Hören, wie es klingt: 0951 16092950
Anfrage neuer Mandant
Beispiel mit erfundenen Daten
Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe einer Steuerkanzlei an, wenn niemand frei ist, etwa in Mandantenbesprechungen oder in der Abschlusszeit. Er beantwortet Fragen zu Leistungen, Erreichbarkeit und benötigten Unterlagen mit dem Wissen, das die Kanzlei hinterlegt hat, bucht Termine in freie Zeiten und verbindet Anrufe, die Sie als dringend festlegen, an eine bestimmte Nummer weiter. Bei voiceOne landet jeder Anruf als Kontakt mit Zusammenfassung im CRM; Angebot, Rechnung und DATEV-Export laufen im selben System.
Stand: · gilt für die Marke voiceOne
Ein Beispieltag in einer kleinen Steuerkanzlei. Oben steht, wo Sie gerade sind, darunter, wer anruft und was voiceOne daraus macht. Tippen Sie auf einen Punkt.
Ich möchte einen Termin für das Jahresgespräch vereinbaren.KalenderSMS
Welche Unterlagen brauchen Sie von mir für die Einkommensteuererklärung?Wissen
Wir haben einen Brief vom Finanzamt bekommen, da läuft eine Frist.WeiterleitungCRM
Wie ist der Stand meiner Steuererklärung?Aufgabe
Ich bin selbständig und suche eine neue Steuerberatung.KalenderCRM
Kann ich die Belege morgen früh in den Briefkasten werfen?Wissen
Uhrzeiten, Anliegen und Ort sind erfunden. Wie viele Anrufe Ihr Betrieb heute verpasst, zeigt nur Ihre eigene Anrufliste – deshalb nennen wir hier keine Durchschnittswerte.
Bei voiceOne endet die Arbeit nicht mit dem Gespräch. Der Anrufer steht danach mit Anliegen und Zusammenfassung im CRM, das Kennenlerngespräch im Kalender. Angebot und Rechnung erstellen Sie aus demselben Vorgang, Rechnungen auch als E-Rechnung; die Buchhaltung Ihrer Kanzlei exportieren Sie im DATEV-Format.
Ja. Sie leiten Ihre bestehende Rufnummer auf die Nummer von voiceOne um, die Sie in der Anwendung unter Einstellungen, Telefonnummern finden. Bei der Telekom geht das mit *21*Nummer#, bei Vodafone und O2 mit **21*Nummer#; ausgeschaltet wird die Umleitung mit #21# beziehungsweise ##21#. Bei sipgate richten Sie die Umleitung unter Einstellungen, Routing ein. Alternativ bekommen Sie eine neue Rufnummer direkt in voiceOne.
Stand: · Quelle: Benutzerhandbuch von voiceOne. Die Codes legt Ihr Telefonanbieter fest.
Leistungen, Sprechzeiten, Unterlagenlisten – und was bei Ihnen als Fristsache gilt.
Google, Outlook, CalDAV oder eTermin – oder den Kalender in voiceOne.
Code eingeben oder neue Nummer nutzen. Anleitung im Hilfe-Center
Selbst anrufen und einen Brief vom Finanzamt durchspielen.
Er sagt nur, was Sie hinterlegen, zum Beispiel welche Unterlagen Sie für eine Erklärung brauchen oder wann die Kanzlei erreichbar ist. Eine steuerliche Einschätzung im Einzelfall können Sie ausschließen; dann nimmt er das Anliegen auf und es wird als Rückrufbitte notiert.
Er folgt den Regeln, die Sie hinterlegen. Sie legen fest, woran er eine Fristsache erkennt, etwa an einem Brief vom Finanzamt, und an welche Nummer er dann weiterverbindet. Ist dort niemand erreichbar, nimmt er das Anliegen auf und es wird als Rückrufbitte notiert.
Ja. Angebote und Rechnungen erstellen Sie in voiceOne aus dem Vorgang heraus und versenden sie per E-Mail als PDF, Rechnungen auch als E-Rechnung und XRechnung. Mahnwesen mit Mahnstufen und DATEV-Export sind enthalten. Das KI-Team kann Angebote vorbereiten; verschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.
Ja. Sie leiten Ihre bestehende Rufnummer per Rufumleitung auf die Nummer von voiceOne um. Alternativ bekommen Sie eine neue Rufnummer direkt in voiceOne.
Nein. voiceOne ist Software zur Miete. Am Telefon spricht Ihr KI-Assistent, nicht ein Mitarbeiter von uns. Sie richten ihn selbst ein und behalten die Einstellungen in der Hand.
Gesprächsdaten werden nicht zum Training von Sprach- oder KI-Modellen genutzt. Audiodateien werden nach 30 Tagen gelöscht, Transkripte nach 180 Tagen. Mehr unter Datenschutz beim KI-Telefonassistenten.
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