Rechnungen schreiben, versenden und bezahlt setzen
Eine Rechnung anlegen
- Auf Warenwirtschaft → Rechnungen gehen und Neue Rechnung wählen.
- Kunden aus der Livesuche wählen. Es sind dieselben Kontakte wie im CRM – wer heute Vormittag angerufen hat, steht hier bereits.
- Positionen ergänzen: entweder aus den Produkten übernehmen oder als Freitext eintippen. Freitext-Positionen bleiben erhalten, auch wenn Sie sie später bearbeiten.
- Rechnungsdatum, Zahlungsziel und gegebenenfalls Rabatt und Versandkosten prüfen.
- Speichern. Die Rechnungsnummer wird beim Speichern lückenlos und einmalig vergeben – auch dann, wenn zwei Personen gleichzeitig speichern.
Versenden
Mit Senden geht die Rechnung als PDF per E-Mail an den Kunden. Absender, Betreff und Text kommen aus Ihrer Vorlage unter Warenwirtschaft → Einstellungen. Ist die Rechnung schon einmal raus, gibt es Erneut senden – das erzeugt keine neue Rechnungsnummer.
Sie brauchen mehrere Rechnungen auf einmal? Über die Mehrfachauswahl in der Liste erzeugen Sie ein Sammel-PDF mit allen markierten Rechnungen – praktisch für den Postversand oder die Ablage.
Zahlungen erfassen
Klicken Sie in der Rechnung auf Zahlung erfassen und tragen Sie Betrag und Datum ein. Teilzahlungen sind möglich: Der offene Restbetrag wird automatisch weitergeführt, der Status springt erst bei vollständigem Ausgleich auf Bezahlt.
Wenn Sie die Bankanbindung nutzen, können Sie Zahlungseingang und Rechnung dort direkt gegeneinander abgleichen, statt von Hand zu tippen.
Duplizieren statt neu tippen
Bei wiederkehrenden Leistungen ist Duplizieren der schnellste Weg: Die Kopie übernimmt Kunde und Positionen, bekommt aber eine neue Nummer und das heutige Datum. Für echte Regelmäßigkeit sind wiederkehrende Rechnungen die bessere Wahl.
Wer hat wann was gemacht
Jede Rechnung führt ein Aktivitätsprotokoll: angelegt, geändert, versendet, Zahlung erfasst – mit Zeitstempel und Person. Bei Nachfragen müssen Sie nicht im Postfach suchen.