Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartungsverträge
Wofür
Alles, was in festem Rhythmus abgerechnet wird: Wartungsverträge, Betreuungspauschalen, Mieten, Abos. Sie legen die Rechnung einmal an, danach erzeugt voiceOne sie im gewählten Takt.
Einrichten
- Warenwirtschaft → Wiederkehrende Rechnungen → Neu.
- Kunde und Positionen wie bei einer normalen Rechnung erfassen.
- Rhythmus wählen (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) und das Startdatum setzen.
- Optional ein Enddatum setzen – etwa bei einem befristeten Vertrag.
- Speichern. Das nächste Fälligkeitsdatum steht danach in der Liste.
Steuern im Alltag
- Pausieren – der Vertrag ruht, ohne dass Sie ihn löschen müssen. Beim Wiedereinschalten läuft er im alten Rhythmus weiter.
- Jetzt ausführen – erzeugt die Rechnung sofort, etwa wenn ein Kunde vorzeitig abgerechnet werden soll. Der reguläre Termin bleibt davon unberührt.
- Erzeugte Rechnungen – die Liste aller bisher entstandenen Rechnungen zu diesem Vertrag. So sehen Sie auf einen Blick, ob ein Lauf ausgefallen ist.
Preiseänderung: Wenn Sie die Positionen ändern, gilt das
ab der nächsten Rechnung. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert –
das muss so sein, sonst würden rückwirkend Belege verändert.
Kontrolle
Die erzeugten Rechnungen erscheinen ganz normal unter Rechnungen und lassen sich dort versenden, mahnen und bezahlt setzen. Sie können also jederzeit noch prüfen, bevor etwas rausgeht.
Häufige Fragen
Wird die Rechnung automatisch versendet?
Sie wird automatisch erzeugt. Ob der Versand ebenfalls automatisch läuft, stellen Sie je Vertrag ein – viele Kunden wollen vorher einmal drauf schauen.
Was passiert, wenn der Server zum Termin nicht erreichbar war?
Der Lauf wird nachgeholt. In der Liste der erzeugten Rechnungen sehen Sie, ob eine Periode fehlt.
Kann ich mitten im Monat starten?
Ja. Das Startdatum bestimmt den Rhythmus – wer am 15. startet, wird künftig immer zum 15. abgerechnet.
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