E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
Worum es geht
Eine E-Rechnung ist kein PDF per Mail. Sie ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Software des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander empfangen können; für öffentliche Auftraggeber ist auch der Versand vorgeschrieben.
Die zwei Formate
| Format | Was es ist | Wann |
|---|---|---|
| ZUGFeRD (Factur-X) | PDF mit eingebetteten XML-Daten. Sieht für Menschen aus wie eine normale Rechnung und ist gleichzeitig maschinenlesbar. | Der Regelfall im Geschäft mit anderen Unternehmen. |
| XRechnung | Reine XML-Datei, kein Sichtbeleg. | Wenn Ihr Auftraggeber es ausdrücklich verlangt – typisch bei Behörden. |
So erzeugen Sie eine E-Rechnung
- Rechnung wie gewohnt anlegen.
- Beim Versand das Format wählen: normales PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
- Absenden. Bei ZUGFeRD erhält der Empfänger ein PDF, das die Daten bereits enthält – er muss nichts anders machen als bisher.
Was vorher stimmen muss
Die Norm verlangt Pflichtangaben, die eine gewohnte Rechnung nicht unbedingt hat. Fehlt etwas, weist voiceOne Sie darauf hin, statt einen ungültigen Beleg zu erzeugen:
- Vollständige Anschrift von Ihnen und vom Kunden
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
- Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Je Position: Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
Für öffentliche Auftraggeber: Viele Behörden verlangen
zusätzlich eine Leitweg-ID. Die bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber –
tragen Sie sie beim Kunden ein, dann wandert sie automatisch in jede E-Rechnung.
E-Rechnungen empfangen
Eingehende E-Rechnungen können Sie in der Belegerfassung einlesen. Die enthaltenen Daten werden übernommen, ohne dass jemand Beträge abtippt – genau dafür ist das Format gemacht.
Häufige Fragen
Muss ich das ab sofort nutzen?
Empfangen müssen Sie können. Beim Versand entscheidet der Empfänger: Öffentliche Auftraggeber verlangen es, andere Unternehmen häufig noch nicht. Sie können weiterhin normale PDF-Rechnungen schicken, wo das akzeptiert wird.
Was kostet die E-Rechnung zusätzlich?
Nichts. Sie ist Bestandteil der Warenwirtschaft, es fällt keine Zusatzgebühr und keine Fremdsoftware an.
Kann mein Steuerberater die Belege einlesen?
Ja. ZUGFeRD und XRechnung sind genormt und werden von gängiger Buchhaltungssoftware gelesen. Zusätzlich gibt es den DATEV-Export.
Was ist Peppol?
Ein europäisches Transportnetz für E-Rechnungen. voiceOne erzeugt die Belege im geforderten Format; die Übertragung läuft bei uns per E-Mail. Wenn Ihr Auftraggeber Peppol vorschreibt, sprechen Sie uns bitte an.
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