Mahnwesen: offene Rechnungen nachfassen
Wann eine Rechnung überfällig ist
Sobald das Zahlungsziel überschritten und kein vollständiger Zahlungseingang erfasst ist, erscheint die Rechnung unter Warenwirtschaft → Rechnungen als überfällig. Teilzahlungen werden berücksichtigt – gemahnt wird nur der offene Rest.
Die drei Stufen
| Stufe | Üblicher Ton | Gebühr |
|---|---|---|
| 1 – Zahlungserinnerung | Freundlich, meist ein Versehen | in der Regel keine |
| 2 – Mahnung | Deutlich, mit neuer Frist | Mahngebühr üblich |
| 3 – Letzte Mahnung | Ankündigung weiterer Schritte | Mahngebühr |
Text und Mahngebühr je Stufe legen Sie einmalig unter Warenwirtschaft → Einstellungen → Mahnwesen fest.
Mahnen
- Rechnung öffnen. Die vorgeschlagene nächste Mahnstufe steht bereits da.
- Text prüfen – Sie können ihn für diesen Einzelfall ändern, ohne die Vorlage anzufassen.
- Versenden. Die Stufe wird hochgesetzt und im Mahnverlauf festgehalten.
Der Mahnverlauf zeigt je Rechnung, welche Stufe wann verschickt wurde. Bei einem Anruf („Ich habe nie eine Mahnung bekommen“) haben Sie die Antwort in zwei Klicks.
Wie alt sind meine Außenstände
Unter Auswertungen gibt es Offene Forderungen nach Alter: gestaffelt danach, wie lange die Beträge schon offen sind. Diese eine Ansicht sagt mehr über Ihre Liquidität als jede Umsatzzahl.
Ihre KI kann Auskunft geben
Ruft ein Kunde wegen einer Rechnung an, kann Ihr Telefon-Agent den Rechnungsstatus nachschlagen und sagen, ob und wann gezahlt wurde – siehe Ihre KI und die Warenwirtschaft.