Belege erfassen mit Texterkennung

Kategorie: Buchhaltung · Aktualisiert am 26.08.2026

Beleg hochladen

Unter Buchhaltung → Belege laden Sie Fotos oder PDF-Dateien hoch – auch mehrere auf einmal. Auf dem Handy fotografieren Sie die Quittung direkt; das ist der schnellste Weg und der einzige, der zuverlässig verhindert, dass Belege im Auto liegen bleiben.

Was die Texterkennung ausliest

  • Belegdatum und Belegnummer
  • Lieferant beziehungsweise Aussteller
  • Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag und den Steuersatz
  • Bei mehreren Steuersätzen die einzelnen Blöcke

Aus diesen Werten entsteht ein Buchungsvorschlag mit Konto und Steuerschlüssel. Sie sehen ihn in der Vorschau, bevor gebucht wird, und können jedes Feld korrigieren.

Prüfen bleibt Ihre Aufgabe. Die Texterkennung ist gut, aber nicht unfehlbar – besonders bei zerknitterten Kassenbons und handschriftlichen Belegen. Der Vorschlag ist ein Vorschlag, keine fertige Buchung.

Bewirtungsbelege

Bewirtungsbelege sind gesondert behandelt, weil das Finanzamt hier mehr verlangt: Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen und die Aufteilung in abziehbaren und nicht abziehbaren Anteil. voiceOne fragt diese Angaben ab und bucht die Aufteilung korrekt – das ist einer der häufigsten Streitpunkte bei Prüfungen.

E-Rechnungen einlesen

Erhalten Sie eine E-Rechnung nach ZUGFeRD oder XRechnung, werden die enthaltenen Daten direkt übernommen – ohne Texterkennung und damit ohne Leserisiko. Genau dafür ist das Format gemacht.

Zuordnung zu Zahlungen

Zu einem Beleg schlägt voiceOne passende Kontoumsätze aus dem Bankabgleich vor. So hängen Beleg und Zahlung zusammen, statt getrennt in zwei Listen zu stehen.

Korrigieren

Eine gebuchte Belegerfassung lässt sich stornieren und das Storno bei einem Versehen auch wieder zurücknehmen. Der Beleg selbst bleibt in beiden Fällen erhalten.

Kontingent: Die Texterkennung ist eine kostenpflichtige Cloud-Leistung. Im Standard sind 150 Belegscans pro Monat enthalten. Ist das Kontingent aufgebraucht, können Sie Belege weiterhin hochladen und von Hand erfassen – es geht nichts verloren.

Häufige Fragen

Muss ich die Papierbelege aufheben?
Bei ordnungsgemäßer Digitalisierung dürfen Originale in der Regel vernichtet werden – mit Ausnahmen, etwa bei Zollbelegen. Klären Sie das einmal mit Ihrem Steuerberater und halten Sie sich dann daran.
Erkennt das System auch ausländische Belege?
Ja, die Texterkennung ist nicht auf Deutsch beschränkt. Steuerlich brauchen ausländische Belege aber häufig eine besondere Behandlung – prüfen Sie den Vorschlag hier besonders genau.
Was passiert mit dem Bild nach dem Buchen?
Es bleibt am Beleg gespeichert und ist aus der Buchung heraus jederzeit aufrufbar. Das ist Teil der Nachvollziehbarkeit.
Kann ich Belege per E-Mail einliefern?
Derzeit laufen Belege über den Upload in der App. Auf dem Handy geht das per Kamera in wenigen Sekunden.
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