Begrüßung & Persönlichkeit festlegen
Der erste Satz entscheidet. Legen Sie fest, wie sich Ihr Agent meldet und in welchem Ton er spricht – sachlich, herzlich oder besonders kurz.
Was Sie definieren können
- Begrüßung: z. B. „Guten Tag, hier ist die Praxis Dr. Müller. Wie kann ich helfen?“
- Tonalität: förmlich (Sie) oder locker (Du), kurz oder ausführlich.
- Regeln: Was darf der Agent zusagen, was nicht? Wann soll er weiterleiten?
Best Practice: Eine klare Begrüßung mit Firmennamen wirkt vertrauenswürdig und reduziert Rückfragen. Stellen Sie pro Gesprächsschritt nur eine Frage.
Die Stimme gehört dazu
Tonfall entsteht nicht nur aus dem Text. Welche Stimme Ihr Agent hat – und welches Sprachmodell dahintersteht – wählen Sie unter Stimmen & Sprachmodelle. Hören Sie sich die Proben an, bevor Sie sich festlegen.
Verschiedene Ansagen zu verschiedenen Zeiten
Außerhalb der Geschäftszeiten soll sich Ihr Agent meist anders melden als mittags um zwölf. Dafür brauchen Sie keinen zweiten Agenten: Mit der Zeitsteuerung je Rufnummer hinterlegen Sie je Zeitfenster eine eigene Begrüßung – inklusive Feiertagen.
Was in den Leitfaden gehört
- Was der Agent zusagen darf – und was ausdrücklich nicht (Preise, Termine, Zusicherungen).
- Wann er weiterverbindet – und an wen.
- Wie er mit Unbekanntem umgeht – lieber ehrlich einen Rückruf anbieten als etwas erfinden.
- Wie er sich verabschiedet – sonst enden Gespräche abrupt.
Mehrere Agenten statt eines Alleskönners: Ein Agent für Terminvereinbarung und einer für Beschwerden ist fast immer besser als einer, der beides halb kann. Die KI kann während des Gesprächs an einen anderen Agenten übergeben.
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