Outbound: Anrufe automatisch auslösen

Kategorie: Telefonie & Anrufe · Aktualisiert am 26.08.2026

Neben eingehenden Anrufen kann voiceOne auch selbst anrufen. Sie finden das unter Telefonie → Outbound.

Typische Einsatzfälle

• Rückruf – ein Anrufer hat um Rückruf gebeten, die KI meldet sich später.
• Terminerinnerung per Anruf – ergänzend zu E-Mail und SMS.
• Kampagne – eine Liste von Kontakten wird nacheinander abtelefoniert.
• Reaktivierung – Kunden, die länger nichts gebucht haben.

So richten Sie eine Kampagne ein

1. Outbound-Agent anlegen. Ein eigener Assistent mit passendem Gesprächsziel und Einstiegssatz.
2. Kontakte wählen. Aus dem CRM oder per Liste.
3. Zeitfenster festlegen. Wann darf angerufen werden?
4. Starten und beobachten. Ergebnisse laufen in die Gesprächsübersicht.

Das Gesprächsziel bestimmt alles

Beim Anlegen eines Outbound-Auftrags wählen Sie ein Ziel. Danach richtet sich, wie der Assistent das Gespräch führt und wann er es als erfolgreich wertet:

• Rückruf vereinbaren – ein Anrufer hat um Rückruf gebeten; das Gespräch endet mit einem festen Termin.
• Information übermitteln – eine Nachricht zuverlässig ausrichten, etwa eine Terminverschiebung.
• Umfrage durchführen – Fragen abarbeiten und die Antworten festhalten.
• Verkaufsabschluss – auf einen Abschluss hinarbeiten.
• Eigenes Ziel – Sie beschreiben in eigenen Worten, was erreicht werden soll.

Welche Nummer sieht der Angerufene?

Als Absender wird eine Ihrer eigenen Rufnummern gesetzt, damit ein Rückruf bei Ihnen landet und nicht ins Leere läuft. Welche das ist, legen Sie unter Einstellungen → Telefonnummern bei der jeweiligen Nummer über „Für ausgehende Anrufe verwenden“ fest.

Bevor Sie eine Kampagne starten

• Zuerst sich selbst anrufen lassen. Ein einzelner Testanruf auf Ihr eigenes Handy zeigt in einer Minute, ob Einstiegssatz und Tonfall sitzen.
• Zeitfenster eng setzen. Werktags zwischen 9 und 18 Uhr ist die sichere Wahl. Anrufe am Abend oder am Wochenende schaden dem Ruf mehr, als sie einbringen.
• Klein anfangen. 20 Kontakte, Ergebnisse ansehen, dann nachjustieren. Eine Liste mit 500 Nummern und einem schiefen Einstiegssatz ist teuer.
• Wiederholungen begrenzen. Legen Sie fest, wie oft es erneut versucht wird – zwei bis drei Versuche sind üblich.

Was Sie rechtlich beachten müssen

Der Unterschied zwischen erlaubt und teuer ist der Anlass des Anrufs:

• Unproblematisch sind vereinbarte Rückrufe, Terminerinnerungen und Nachfragen zu einem laufenden Vorgang.
• Einwilligung erforderlich ist bei Werbeanrufen gegenüber Privatpersonen – und zwar vorher und ausdrücklich. Ein Bußgeld kann empfindlich ausfallen.
• Gegenüber Unternehmen gelten mildere, aber ebenfalls klare Regeln.