KI-Mitarbeiter ausstatten: Postfach, Ablage, Fachwissen

Kategorie: Mein KI-Team · Aktualisiert am 26.08.2026

Wie bei einem menschlichen Mitarbeiter entscheidet die Ausstattung darüber, was ein KI-Mitarbeiter tatsächlich leisten kann. Sie finden sie in der Akte des Mitarbeiters.

1. Postfach

Ein eigenes E-Mail-Postfach macht aus dem Mitarbeiter einen Ansprechpartner. Er liest Eingänge, schreibt Antworten und hängt Dateien an. In der Probezeit landen Antworten im Entwurfsordner, statt versendet zu werden.

2. Dateiablage

Eine eigene, verschlüsselte Ablage für Dokumente, Auswertungen und Zwischenergebnisse. Der Mitarbeiter kann darin lesen und schreiben; Sie können Dateien jederzeit herunterladen.

3. Zugriffe

Je Rolle wird festgelegt, auf welche Bereiche der Mitarbeiter zugreifen darf – etwa Vorgänge, Kalender, Kontakte, Belege oder Zeiten. Ein Support-Mitarbeiter braucht Vorgänge und Kalender, aber keine Rechnungsstellung.

Wenig ist mehr. Geben Sie nur die Zugriffe, die die Rolle wirklich braucht. Fehlt einer, meldet der Mitarbeiter das im Gespräch – nachtragen ist jederzeit möglich und dauert Sekunden.

4. Fachwissen & Fähigkeiten

Zusätzlich zum Rollenprofil hinterlegen Sie eigenes Fachwissen: Ihre Preisliste, Ihre Tonalität, Ihre Ablaufregeln. Dazu kommen Fähigkeiten – abrufbare Arbeitsanleitungen für wiederkehrende Aufgaben, etwa „Angebot nachfassen“ oder „Monatsauswertung erstellen“.

Nach dem Bearbeiten prüfen: Kontrollieren Sie nach Änderungen an einem Mitarbeiter kurz, ob die zugewiesenen Fähigkeiten noch gesetzt sind – so merken Sie sofort, wenn etwas nicht übernommen wurde.

Häufige Fragen

Wo kommt das Postfach her?

Sie hinterlegen Ihre eigenen E-Mail-Zugangsdaten. voiceOne verschickt über Ihren Absender, nicht über einen fremden.

Sind die Dateien sicher?

Die Ablage liegt verschlüsselt und getrennt je Mandant. Nur Ihr Konto hat Zugriff.

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