Kontakte, Deals & Aufgaben
Kontakte
Jeder Anruf wird automatisch einem Kontakt zugeordnet oder legt einen neuen an. In der Detailansicht sehen Sie Anrufhistorie, Termine, Vorgänge, Rechnungen und Notizen an einer Stelle.
- Import per CSV.
- Abgleich mit Google Contacts.
- Visitenkarte mit der Handykamera scannen.
Deals
Verkaufschancen laufen über eine Pipeline mit frei definierbaren Phasen. Sie ziehen einen Deal mit der Maus in die nächste Phase; Wert und Wahrscheinlichkeit ergeben die Prognose.
Aufgaben
Aufgaben entstehen aus Anrufen, aus der Rezeption oder von Hand. Sie haben Fälligkeit, Priorität und einen Zuständigen. Ein KI-Agent kann während eines Gesprächs selbst eine Aufgabe anlegen – etwa „Rückruf Herr Meier, Angebot Dachrinne“.
Wo Sie die drei Bereiche finden
Alle drei liegen im Menü unter CRM: Kontakte, Deals und Aufgaben. Sie hängen zusammen – ein Deal gehört zu einem Kontakt, eine Aufgabe kann beides betreffen.
Warum die automatische Zuordnung so viel ausmacht
Ruft jemand an, sucht voiceOne die Nummer im Bestand. Wird sie gefunden, sehen Sie noch während des Klingelns, wer dran ist und was zuletzt war. Wird sie nicht gefunden, entsteht ein neuer Kontakt – ohne dass jemand etwas eintippt. Nach ein paar Wochen ist Ihr Kontaktbestand dadurch vollständiger als jede von Hand gepflegte Liste.
Kontakte in den Bestand bekommen
- Von selbst – aus jedem Anruf, jedem Chat und jeder Terminbuchung.
- CSV-Import – für den Umzug aus einem anderen System.
- Google Contacts – laufender Abgleich.
- Visitenkarte scannen – mit der Handykamera abfotografieren, die Felder werden ausgelesen.
Deals: die Pipeline sinnvoll schneiden
Die Phasen legen Sie selbst fest. Bewährt hat sich, sie am Verhalten des Kunden auszurichten und nicht an Ihrem eigenen Aufwand – also „Angebot verschickt“ statt „Angebot geschrieben“. Wert mal Wahrscheinlichkeit ergibt die Prognose; sie ist nur so gut wie die Pflege der Phasen.
Aufgaben: der Zettel, der nicht verlorengeht
Der praktische Effekt liegt weniger in der Aufgabenliste selbst als darin, wann ein Eintrag entsteht: Ein KI-Agent legt ihn während des Gesprächs an, nicht danach. Genau in dieser Lücke – zwischen Auflegen und Aufschreiben – gehen die meisten Rückrufe verloren. Machen Sie einen festen Termin daraus, die offenen Aufgaben einmal täglich durchzusehen; das ersetzt die Rückfrage, ob sich jemand gekümmert hat.