Termine durch die KI buchen lassen
voiceOne kann Termine direkt im Gespräch vereinbaren und in Ihren Kalender eintragen. So verpassen Sie keine Buchung mehr – auch außerhalb der Öffnungszeiten.
So funktioniert es
- Kalender verbinden – Google, Outlook, Calendly, eTermin oder CalDAV. Google und Outlook laufen über die Anmeldung beim Anbieter, ohne Passwort-Eingabe in voiceOne.
- Kalender zuordnen – welcher Kalender nimmt welche Terminart auf? Dieser Schritt wird oft übersehen und entscheidet, wo Termine landen.
- In den Buchungseinstellungen Verfügbarkeiten & Termindauer festlegen.
- Die KI schlägt freie Slots vor und bestätigt die Buchung im Gespräch.
- Erinnerungen per E-Mail und SMS senken Terminausfälle spürbar.
Die vollständige Anleitung zum Verbinden und Zuordnen finden Sie unter Kalender verbinden & zuordnen. Erinnerungen und die Online-Buchungsseite erklärt dieser Artikel.
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Was die KI im Gespräch tatsächlich tut
Es hilft zu wissen, was im Hintergrund abläuft – dann versteht man auch, warum manches nicht klappt:
- Anliegen erkennen. Der Anrufer nennt einen Wunsch: „Ich bräuchte nächste Woche einen Termin.“
- Freie Zeiten prüfen. Der Assistent sieht in Ihrem verbundenen Kalender nach – unter Berücksichtigung Ihrer Geschäftszeiten und der hinterlegten Termindauer.
- Vorschlagen. Zwei bis drei konkrete Zeiten statt einer offenen Frage. Das verkürzt das Gespräch spürbar.
- Daten aufnehmen. Name, Rückrufnummer, bei Bedarf E-Mail und Anliegen.
- Eintragen und bestätigen. Der Termin landet sofort im Kalender, die Bestätigung geht per E-Mail heraus.
Damit es zuverlässig funktioniert
- Kalender zuordnen nicht vergessen. Das Verbinden allein genügt nicht – Sie müssen festlegen, welcher Kalender welche Terminart aufnimmt. Dieser Schritt wird am häufigsten übersehen; ohne ihn landen Termine an der falschen Stelle.
- Geschäftszeiten pflegen. Sonst schlägt der Assistent Zeiten vor, zu denen niemand da ist.
- Puffer einplanen. Ein Termin in 20 Minuten ist selten hilfreich. Legen Sie eine Mindestvorlaufzeit fest.
- Erinnerungen aktivieren. E-Mail und SMS senken Terminausfälle deutlich – das ist der größte Einzelhebel gegen leere Stunden.
Testen Sie es selbst. Rufen Sie Ihren eigenen Agenten an
und buchen Sie einen Termin, als wären Sie Kunde. Sie hören in zwei Minuten, ob
Geschäftszeiten, Dauer und Bestätigungstext stimmen.
Wenn kein Termin zustande kommt
- „Keine freien Zeiten“ – meist sind die Geschäftszeiten zu eng gesetzt oder der Kalender ist nicht zugeordnet.
- Termin taucht nicht auf – prüfen Sie die Zuordnung des Kalenders; er kann in einem anderen als dem erwarteten gelandet sein.
- Doppelbuchungen – entstehen, wenn zwei Kalender denselben Zeitraum freigeben. Ein Blick in die Kalenderzuordnung klärt das.
Häufige Fragen
Kann die KI auch Termine verschieben oder absagen?
Ja. Absagen und Verschiebungen sind im Gespräch möglich; der Kalender wird sofort aktualisiert und der Kunde erhält eine Bestätigung.
Was passiert außerhalb der Öffnungszeiten?
Der Assistent nimmt weiter Termine an – er schlägt nur Zeiten innerhalb Ihrer Geschäftszeiten vor. Genau das ist der häufigste Gewinn: Buchungen am Abend und am Wochenende.
Brauche ich zwingend Google oder Outlook?
Nein. Neben Google und Outlook stehen Calendly, eTermin und CalDAV zur Verfügung. CalDAV deckt die meisten übrigen Kalender ab.
Sehen meine Kunden meinen ganzen Kalender?
Nein. Der Assistent nennt ausschließlich freie Zeitfenster. Termininhalte werden nie weitergegeben.
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