Términos y Condiciones Generales (TCG) de voiceOne

§ 1 Ámbito de aplicación

(1) Los presentes Términos y Condiciones Generales (en adelante, «TCG») se aplican a todos los contratos celebrados entre voiceOne UG (haftungsbeschränkt), Hinterer Graben 10, 96047 Bamberg, inscrita en el Registro Mercantil del Juzgado de Primera Instancia de Bamberg con el número HRB 12567 (en adelante, «Proveedor» o «voiceOne»), y el cliente sobre la utilización del servicio SaaS «voiceOne» (en adelante, «Servicio»).

(2) El Servicio se dirige exclusivamente a empresarios en el sentido del § 14 BGB. Los consumidores en el sentido del § 13 BGB quedan excluidos de su utilización.

(3) Las condiciones generales del cliente que difieran, se opongan o complementen las presentes no pasarán a formar parte del contrato, salvo que el Proveedor acepte expresamente por escrito su validez.

(4) Será determinante en cada caso la versión de estos TCG vigente en el momento de la celebración del contrato.

§ 2 Objeto del contrato y descripción de los servicios

(1) El Proveedor pone a disposición del cliente un asistente telefónico basado en IA en modalidad de Software as a Service (SaaS) a través de internet. El acceso se realiza mediante la plataforma app.voice-one.ai.

(2) Según la tarifa elegida, el Servicio comprende en particular:

• Atención automática de llamadas y conducción inteligente de la conversación mediante IA
• Reserva, modificación y cancelación de citas con integración de calendario
• Desvío de llamadas urgentes a los empleados
• Notificaciones por SMS y correo electrónico
• Panel de control para la gestión y el análisis de las llamadas
• Textos de bienvenida y de respuesta personalizados
• Configuración específica por sector (hostelería, salud, oficios, servicios, entre otros)

(3) El alcance exacto de las prestaciones se rige por la tarifa elegida en cada caso, conforme a la descripción de servicios vigente en el sitio web voice-one.ai.

(4) El Proveedor está facultado para seguir desarrollando y mejorando el Servicio de forma continua, siempre que se mantengan las funciones esenciales de la tarifa contratada. Las limitaciones sustanciales del alcance de las prestaciones se comunicarán al cliente con una antelación mínima de 4 semanas.

(5) El Proveedor debe la puesta a disposición del Servicio, pero no un resultado determinado. En particular, el Proveedor no garantiza la exactitud del contenido de las respuestas generadas por el sistema de IA.

(6) El Proveedor está facultado para recurrir a subcontratistas para la prestación de los servicios contractuales. El Proveedor seguirá siendo responsable frente al cliente de la correcta prestación de los servicios.

§ 3 Celebración del contrato y registro

(1) El contrato se perfecciona mediante el registro completo del cliente en app.voice-one.ai y la aceptación de los presentes TCG. El Proveedor confirma la celebración del contrato por correo electrónico.

(2) Al registrarse, el cliente declara que es empresario en el sentido del § 14 BGB y que los datos facilitados son veraces y completos.

(3) El Proveedor se reserva el derecho a rechazar un registro sin necesidad de indicar los motivos.

(4) El cliente está obligado a mantener siempre actualizados sus datos de registro y a comunicar cualquier cambio sin demora.

§ 4 Fase de prueba

(1) El cliente dispone de una fase de prueba gratuita y sin límite temporal. Durante la fase de prueba, el Servicio está disponible en el alcance acordado.

(2) El Proveedor puede finalizar la fase de prueba en cualquier momento con un preaviso de 14 días. El cliente será informado de ello por correo electrónico.

(3) Si el cliente elige una tarifa de pago, el contrato se convierte en una suscripción de pago.

(4) Durante la fase de prueba no existe obligación de pago alguna. El Proveedor está facultado para limitar el alcance funcional durante la fase de prueba.

§ 5 Precios y condiciones de pago

(1) Los precios vigentes en cada momento pueden consultarse en el sitio web voice-one.ai. Todos los precios se entienden netos, más el impuesto sobre el valor añadido legal aplicable en cada caso.

(2) La facturación se efectúa mensualmente por adelantado. El importe de la factura se cobra mediante domiciliación bancaria SEPA, tarjeta de crédito o transferencia contra factura.

(3) Los minutos incluidos dependen de la tarifa elegida. Los minutos adicionales se facturan a posteriori al final del mes de facturación conforme a la lista de precios vigente.

(4) El Proveedor está facultado para ajustar los precios con un preaviso mínimo de 6 semanas con efecto para el siguiente periodo de facturación. Los incrementos de precio superiores al 5 % facultan al cliente para resolver el contrato de forma extraordinaria en la fecha de entrada en vigor del incremento. El cliente debe declarar la resolución en el plazo de 14 días desde la recepción de la comunicación de modificación.

(5) Salvo pacto en contrario, las facturas son pagaderas sin descuento en un plazo de 14 días desde la fecha de la factura.

(6) En caso de mora en el pago, el Proveedor está facultado para:

• cobrar intereses de demora de 9 puntos porcentuales por encima del tipo de interés básico (§ 288 Abs. 2 BGB);
• bloquear temporalmente el acceso al Servicio previo requerimiento con fijación de un plazo razonable (mínimo 14 días);
• reclamar los costes de una reclamación judicial o extrajudicial razonable.

(7) El cliente solo podrá compensar créditos frente a las reclamaciones del Proveedor cuando se trate de contracréditos no impugnados o declarados firmes judicialmente.

§ 6 Disponibilidad y nivel de servicio

(1) El Proveedor aspira a una disponibilidad del Servicio del 99 % de media anual.

(2) Quedan excluidos del cálculo de la disponibilidad:

• los trabajos de mantenimiento programados que se anuncien al cliente por correo electrónico con una antelación mínima de 48 horas y que, en la medida de lo posible, se realicen fuera del horario comercial principal;
• las incidencias causadas por fuerza mayor;
• las incidencias que se produzcan en el ámbito de responsabilidad del cliente o de sus usuarios finales;
• las incidencias de terceros proveedores (p. ej., operadores de telecomunicaciones) sobre los que el Proveedor no tiene influencia.

(3) En caso de incidencias, el Proveedor las subsanará sin demora una vez tenga conocimiento de ellas.

§ 7 Obligaciones del cliente

(1) El cliente está obligado a mantener en secreto sus datos de acceso (nombre de usuario, contraseña), a protegerlos frente al acceso de terceros y a informar al Proveedor sin demora cuando tenga conocimiento de un uso indebido de sus datos de acceso.

(2) El cliente garantiza que la utilización del Servicio se realiza conforme a las disposiciones legales vigentes, en particular a la normativa de protección de datos (DSGVO, BDSG) y de telecomunicaciones.

(3) El cliente es responsable de la exactitud y actualidad de sus datos comerciales, de contacto y de configuración.

(4) El cliente informa a sus clientes y a las personas que llaman, de forma adecuada, de que las llamadas pueden ser atendidas por un asistente de IA, en la medida en que ello sea legalmente exigible.

(5) El cliente se abstendrá de cualquier uso del Servicio que pueda menoscabar su funcionamiento o la seguridad de la infraestructura.

(6) El cliente realiza bajo su propia responsabilidad copias de seguridad de los datos que introduce en el Servicio, en la medida en que ello sea técnicamente posible.

§ 8 Derechos de uso y propiedad intelectual

(1) El Proveedor concede al cliente, durante la vigencia del contrato, un derecho simple, intransferible y no sublicenciable a utilizar el Servicio conforme a su finalidad y en el marco de los presentes TCG.

(2) Todos los derechos sobre el Servicio, incluidos el software, el diseño, los algoritmos, las marcas y la documentación, permanecen en poder del Proveedor.

(3) El cliente no podrá descompilar, desensamblar ni intentar de ningún otro modo determinar el código fuente del Servicio (salvo que ello sea imperativamente lícito conforme al § 69e UrhG), ni podrá ceder el Servicio a terceros para su uso autónomo.

(4) Los datos introducidos por el cliente en el Servicio siguen siendo propiedad del cliente.

§ 9 Protección de datos y tratamiento por encargo

(1) El Proveedor trata datos personales por encargo del cliente conforme al Art. 28 DSGVO. Los detalles se regulan en un contrato de encargo de tratamiento (AVV) independiente.

(2) Todos los datos se tratan y almacenan exclusivamente en servidores situados en Alemania.

(3) El Proveedor aplica medidas técnicas y organizativas (TOM) adecuadas para garantizar la seguridad de los datos conforme al Art. 32 DSGVO.

(4) El Proveedor asiste al cliente en el cumplimiento de sus obligaciones como responsable del tratamiento, en particular en las solicitudes de los interesados y en las violaciones de la seguridad de los datos.

(5) El Proveedor informa al cliente sin demora de las violaciones de la seguridad de los datos que afecten a datos personales del cliente.

(6) Encontrará más información sobre el tratamiento de datos en nuestra Política de privacidad.

§ 10 Confidencialidad

(1) Ambas partes se comprometen a mantener en secreto toda la información confidencial de la otra parte obtenida en el marco de la relación contractual y a utilizarla únicamente para los fines del contrato.

(2) Esta obligación no se aplica a la información que ya fuera de dominio público, que pase a ser pública tras su comunicación sin mediar culpa, que ya fuera conocida por la parte receptora o que deba divulgarse en virtud de disposiciones legales.

(3) La obligación de confidencialidad subsiste durante un periodo de 3 años tras la finalización del contrato.

§ 11 Garantía

(1) El Proveedor garantiza que el Servicio se corresponde esencialmente con la descripción de servicios acordada. Las desviaciones irrelevantes no constituyen un defecto.

(2) En caso de defecto, el cliente deberá informar al Proveedor sin demora y por escrito, describiendo el defecto con la mayor precisión posible.

(3) El Proveedor subsanará los defectos comunicados en un plazo razonable. Si la subsanación fracasa tras dos intentos, el cliente estará facultado para reducir de forma proporcionada el precio mensual.

(4) Los derechos de garantía prescriben a los 12 meses desde el nacimiento del derecho, en la medida en que ello sea legalmente admisible. Esto no se aplica a las reclamaciones por dolo y negligencia grave ni a las reclamaciones por lesiones a la vida, la integridad física o la salud.

§ 12 Responsabilidad

(1) El Proveedor responde de forma ilimitada en caso de dolo y negligencia grave, en caso de lesiones a la vida, la integridad física y la salud, conforme a las disposiciones de la Ley alemana de responsabilidad por productos defectuosos, así como en el marco de una garantía asumida.

(2) En caso de negligencia leve, el Proveedor solo responde por el incumplimiento de obligaciones contractuales esenciales (obligaciones cardinales). En tal caso, la responsabilidad se limita al daño previsible y típico del contrato.

(3) La responsabilidad por negligencia leve en el incumplimiento de obligaciones cardinales se limita al valor contractual medio de los últimos 12 meses, si bien como mínimo a 2.500 €.

(4) El Proveedor no responde de la exactitud del contenido de las respuestas generadas por el sistema de IA, de los daños derivados de una configuración errónea por parte del cliente, del lucro cesante, de los daños indirectos y consecuenciales (siempre que no sean de aplicación los apartados 1 o 2), ni de la pérdida de datos, siempre que el daño hubiera podido evitarse mediante medidas adecuadas de copia de seguridad por parte del cliente.

(5) El cliente exime al Proveedor de todas las reclamaciones de terceros derivadas de un uso ilícito del Servicio por parte del cliente o con su consentimiento.

§ 13 Fuerza mayor

(1) Ninguna de las partes responde del incumplimiento o del cumplimiento tardío de sus obligaciones cuando ello se deba a fuerza mayor (p. ej., catástrofes naturales, pandemias, guerra, órdenes de las autoridades, huelgas, caída de las redes de telecomunicaciones).

(2) La parte afectada informará a la otra parte sin demora sobre la aparición y la previsible finalización del acontecimiento.

(3) Si el acontecimiento de fuerza mayor se prolonga durante más de 60 días, cualquiera de las partes estará facultada para resolver el contrato de forma extraordinaria.

§ 14 Duración y resolución

(1) El contrato se celebra por tiempo indefinido.

(2) El contrato puede ser resuelto por ambas partes con un preaviso de 30 días con efecto al final de un periodo de facturación (fin de mes). La resolución requiere forma textual (basta con un correo electrónico).

(3) El derecho a la resolución extraordinaria por causa justificada permanece inalterado. Existe causa justificada, en particular, cuando:

• una parte incumple una obligación contractual esencial pese a haber sido requerida y habérsele concedido un plazo adicional razonable;
• se abre un procedimiento de insolvencia sobre el patrimonio de una parte o se deniega su apertura por falta de masa;
• el cliente incurre en mora en el pago de más de 2 mensualidades;
• el cliente utiliza el Servicio de una forma que infringe la legislación vigente.

§ 15 Consecuencias de la finalización del contrato

(1) Tras la finalización del contrato se desactivará el acceso del cliente al Servicio.

(2) A petición del cliente, el Proveedor pondrá a su disposición, en un plazo de 30 días desde la finalización del contrato, una exportación de sus datos en un formato habitual.

(3) Transcurridos 30 días desde la finalización del contrato, los datos del cliente se eliminarán, siempre que no existan obligaciones legales de conservación que lo impidan.

(4) Los importes ya abonados por periodos no utilizados no se reembolsarán, salvo que la resolución se produzca por una causa justificada imputable al Proveedor.

§ 16 Modificaciones de los TCG

(1) El Proveedor está facultado para modificar los presentes TCG con efecto para el futuro, siempre que ello resulte exigible teniendo en cuenta los intereses de ambas partes, en particular en caso de adaptaciones a cambios en la legislación, a condiciones técnicas modificadas o a la introducción de nuevas funciones.

(2) Las modificaciones se comunicarán al cliente por correo electrónico al menos 6 semanas antes de su entrada en vigor. El cliente podrá oponerse en forma textual en un plazo de 4 semanas desde su recepción.

(3) Si el cliente no se opone dentro del plazo, las modificaciones se considerarán aceptadas. El cliente será advertido expresamente de esta consecuencia jurídica en la comunicación de modificación.

(4) Si el cliente se opone, el Proveedor estará facultado para resolver el contrato con un preaviso de 30 días con efecto a fin de mes.

§ 17 Disposiciones finales

(1) Se aplica el Derecho de la República Federal de Alemania, con exclusión de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG).

(2) El fuero exclusivo para todos los litigios derivados de este contrato o relacionados con él es Bamberg, siempre que el cliente sea comerciante, persona jurídica de Derecho público o patrimonio especial de Derecho público, o no tenga un fuero general en Alemania.

(3) Si alguna de las disposiciones de los presentes TCG fuera o llegara a ser total o parcialmente ineficaz, la eficacia de las restantes disposiciones no se verá afectada. La disposición ineficaz será sustituida por la regulación legal correspondiente.

(4) No existen acuerdos verbales accesorios. Las modificaciones y complementos del presente contrato requieren forma textual. Esto se aplica también a la supresión de este requisito de forma textual.

(5) El Proveedor está facultado para transmitir a terceros, total o parcialmente, los derechos y obligaciones derivados del presente contrato. El cliente será informado previamente de ello y, en tal caso, podrá resolver el contrato de forma extraordinaria.

Versión: Marzo de 2026